L’appel d’offres, également connu sous l'appellation RFP (Request For Proposal), est un moyen courant pour les entreprises publiques de choisir un fournisseur. Mal nécessaire dans le secteur public où l’on n’a encore rien trouvé mieux pour conserver les apparences d’objectivité et d’égalité, cette pathologie s’est largement répandue au secteur privé, sous des formes cependant moins aiguës et qui se limitent d’ordinaire à quelques centaines de questions sur le logiciel à fournir.

L’idée est de mettre plusieurs entreprises en concurrence (ce qui est une bonne chose) pour choisir en ce qui nous concerne un logiciel, mais en utilisant un canal de communication étriqué et inadapté pour les évaluer (ce qui est une mauvaise chose).

L’expérience m’enseigne que cette pratique entraîne en réalité de nombreux effets néfastes, tant pour le commanditaire que pour le soumissionnaire.

Commanditaires

Si vous êtes commanditaire, songez que :

  • Vous ne connaissez probablement pas aussi bien le domaine qui fait l’objet du RFP que l’ensemble de vos fournisseurs dont c’est le métier. Vous partez avec vos a priori et vous orientez la solution.
  • Même si vous disposez d’une connaissance pointue du domaine, vous encadrez les réponses sur des bases techniques, pratiques ou méthodologiques existantes, excluant toute innovation.
  • Le caractère formaliste et bureaucratique de la procédure appelle des fournisseurs qui vous ressemblent.
  • L’effort nécessaire à vous répondre est proportionnellement énorme pour des PME, qui peuvent avoir des atouts majeurs mais que vous tendez à décourager.
  • Au plus vos questions sont précises et détaillées, au plus il est possible de trouver différentes interprétations. Et lorsque l’on peut comprendre une question de différentes façons, ne vous étonnez pas si le répondant choisit l’interprétation qui l’arrange.
  • Le format sert généralement à attribuer un ou plusieurs scores, tentative vaine de quantifier des aspects qualitatifs.
  • Des entreprises déjà bien établies et avec une solution prouvée préféreront consacrer leurs efforts à servir leurs clients ou à développer leur produit plutôt que de perdre un temps précieux à vous répondre.
  • Les entreprises low-costs et peu inspirées qui tentent de mettre le pied dans la porte seront avantagées.

Pour ne rien arranger, vos questions et exigences en disent souvent long sur vos angoisses, vos fixations, votre complexe de supériorité et votre besoin de contrôle.

Soumissionnaires

Avant de répondre (surtout si vous êtes une petite entreprise), vous savez peut-être déjà que :

  • Vous n’établissez pas une relation sur la durée. Même si vous faites vos preuves, dès le projet terminé, vous serez remis en concurrence avec le tout-venant et vous serez priés de répéter l’exercice.
  • Vous perdez vos facteurs de différenciation. Votre vision du produit ne trouve que peu de place pour être exprimée. Vous vous retrouvez en compétition avec des prestataires low-costs et vos atouts ne sont sans doute pas valorisés dans les cases des fichiers Excel qu’on vous demande de compléter.
  • Le temps et l’effort consacrés à répondre sont perdus pour votre produit ou le support de vos clients existants.
  • Sous couvert de neutralité, certains de ces appels sont en réalités truqués, les jeux d’influence et les arrangements entre amis trouvant tout loisir de prendre place et d’être validés sous l’apparente objectivité du score final.
  • Oubliez toute collaboration, vous êtes clairement dans une relation fermée décideur-exécutant.
  • Les accords de confidentialité à sens unique, ainsi les clauses d’appropriation de la propriété intellectuelle de vos réponses sont des indices clairs de pratiques malsaines et doivent vous mettre la puce à l’oreille quant à une future collaboration.

Pour caricaturer, un RFP, c’est une société qui vous demande de consacrer une ou plusieurs semaines pour décrire les détails techniques pour harnacher des chevaux à un attelage, sans aucune garantie qu’elle fera appel à vous, alors que ce que vous proposez, c’est un véhicule électrique autonome.

Au final, les chances d’arriver à un résultat pertinent et optimal sont bien maigres.

Death by RFP: 7 Reasons Not To Respond
"Death by RFP"​ or : how to kill digital innovation and ROI in one easy document


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